服务内容
01先想清楚：年会要解决什么
很多人一上来就问「年会搞什么形式」。但形式是结果，不是起点。先回答三个问题：
| 要回答的问题 | 决定了什么 |
|---|---|
| 今年要总结什么 | 会议环节的时长、谁来讲、讲多久 |
| 要表彰谁 | 奖项设置、颁奖顺序、上台人数 |
| 员工想怎么放松 | 晚宴形式、节目类型、互动环节 |
常见误区
把年会办成「总结大会 + 一顿饭」。会议拖到八点，晚宴变成加班，员工全程在看手机。会议和晚宴必须分开设计节奏，哪怕在同一个厅。
02时间表：从 T-90 到 T-1
年会通常集中在春节前一到两个月，场地和供应商档期最紧张。倒排时间表是必须的。
T-90：定盘子
- 确定日期区间、城市、预计人数
- 确定预算区间与各板块优先级
- 启动场地筛选（春节前场地紧张，越早越好）
T-60：定场地与团队
- 场地签约，拿到平面图和用电容量
- 确定策划执行团队
- 确定年会主题方向与整体调性
T-45：定内容
- 议程框架定稿（会议段、表彰段、晚宴段各占多久）
- 奖项设置与获奖名单确认
- 节目形式与参演人员排期
T-30：定制作
- 舞美设计定稿、物料下单
- 视频、PPT 内容开始制作
- 主持人确定，串词初稿
T-14：定细节
- 全部视频、音乐、PPT 定稿
- 流程表（rundown）定稿，岗位分工确认
- 员工节目开始合练
T-3 至 T-1
- 进场搭建、设备调试
- 完整彩排（含颁奖走位、员工节目走台）
- 应急预案确认
03场地：先算人数，再选地方
年会场地最常见的错误是「按剧院式座位数定场地」。但年会有圆桌晚宴、有舞台、有员工上下场，实际可用面积会明显缩水。
| 要确认的 | 为什么关键 |
|---|---|
| 圆桌数量与摆法 | 十人圆桌需要的面积远大于剧院式座位，还要留出主通道 |
| 舞台尺寸 | 员工节目、颁奖队伍、领导站位都占用舞台，舞台太小会挤 |
| 层高与吊点 | 决定舞美能做多高、能不能吊灯和布景。多数展馆酒店不允许在顶棚打孔 |
| 用电容量 | 灯光、LED 屏、音响的总功率，必须提前申报 |
| 是否允许雾机 | 多数室内场地有烟雾感应器，不允许使用雾机——很多舞美方案默认有烟雾效果 |
| 停车位 | 一般只给活动人数的 30% 左右，各场地不同，需逐一确认 |
最容易忽略
雾机。舞美方案里加烟雾很常见，但多数酒店宴会厅不允许。定方案前必须确认，否则彩排当天才发现要临时改灯光效果。
04议程：会议段和晚宴段要分开设计
一个晚上同时做三件事，最容易失控。合理的做法是把时间切成三段，每段有自己的节奏。
| 段落 | 核心任务 | 节奏控制 |
|---|---|---|
| 会议段（约 60–90 分钟） | 年度总结、战略发布、目标宣贯 | 信息密度高，控制在 90 分钟内，超过就疲 |
| 表彰段（约 30–45 分钟） | 颁奖、合影、获奖代表发言 | 奖项多时合并颁发，避免逐个上台拖时间 |
| 晚宴段（约 120 分钟） | 用餐、节目、抽奖、自由交流 | 节奏放松，但抽奖要穿插，避免集中到最后 |
经验
表彰段的奖项如果超过 15 个，建议分组颁发——同组一起上台，合影一次。逐个上台会让这一段从 30 分钟拖到一小时。
05预算花在哪几块
年会预算通常由这几部分构成，顺序大致是金额从大到小：
| 板块 | 包含什么 |
|---|---|
| 场地与餐饮 | 宴会厅租金、餐标、酒水、服务费，通常是最固定也最大的一块 |
| 舞美与舞台 | 舞台搭建、背景板、灯光架、氛围布置 |
| AV 设备 | 灯光系统、音响系统、LED 屏幕，按年会规模对应档位 |
| 人员 | 执行、督导、统筹、主持、摄影摄像、演艺 |
| 节目与互动 | 员工节目排练支持、外请演出、抽奖系统、互动道具 |
| 物料与流程 | 签到、证件、桌卡、伴手礼、指引 |
| 税费与管理费 | 常被漏算，签约前必须确认 |
为什么要分项
只有总价的报价不可比。同样一场 500 人年会，A 家把人工算进舞美、B 家单列，看起来差的其实是口径，不是价格。
06五个高频问题
- 年会应该提前多久准备？常规规模建议 60–90 天。春节前档期紧，场地和团队要更早锁定。如果包含员工节目，排练时间要单独预留。
- 员工节目要不要保留？保留，但要有支持。员工节目是年会的情绪高点，但排练占用下班时间。建议给排练场地和指导，并把节目数量控制在 3–5 个。
- 抽奖放在什么时候？分散到各段之间，不要集中到最后。集中抽奖会让前面的人等，后面的赶。
- 领导讲话多久合适？总时长控制在 30 分钟内。超过这个长度，后面的环节都会被压缩。
- 年会和周年庆能一起办吗？可以，但要注意两个主题的权重。周年庆偏品牌、年会偏内部，混在一起容易出现「对外太内部、对内太正式」的问题。
案例相关案例
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